Vackra statusuppdateringar En högeffektiv maskin blir det på grund av tydlig observerbarhet. För team ger snygga statusuppdateringar den observerbarheten. Alla i ett projektteam bör veta hur man skriver eller levererar en snygg statusuppdatering för sitt arbetsområde, inte bara PM:s. Och det ska göras på <5 minuter. Målet: 1) Håll gruppens förväntningar i synk 2) Snabba på besluten 3) Skapa tydligt ansvarstagande Principerna nedan för vackra, högfrekventa statusuppdateringar: 1. Förutse andras frågor Dela med dig av det som andra vill veta. Dela inte med dig av detaljer som inte påverkar deras arbete. Gör detta konsekvent -- om du är sjuk, ute efter PTO, eller på annat sätt inte kan ge uppdateringen, be någon att täcka upp för dig. 2. Ge beräknad tid för när användarna kommer att börja få värde Generellt sett är det viktigaste som människor vill veta "när kommer vi att börja se värdet av det här arbetsflödet?" och "Stämmer mina förväntningar på det här projektet överens med verkligheten?" Så börja med uppskattningen om när projektet kommer att börja leverera värde. Om det är svårt att ange en exakt ETA för fartyget (normalt för tidiga projektstadier när mer forskning och omfattning behövs), ange en konfidensprocent eller ett ETA-datumintervall. Men försök alltid att svara på frågan om beräknad ankomsttid. 3. Kommunicera förändringar i förväntningarna i rubriken Om saker och ting är på rätt spår, säg "på väg att lansera<DATE>" Om saker blev försenade på grund av ny information, säg "Försenad 1 dag; Förväntas nu lansera <DATE>» Förklara vad som var den nya informationen härnäst. Om det finns problem som behöver lösas, meddela det (se nästa punkt) 4. Kommunicera blockerare brådskande En huvuduppgift för en statusuppdatering är att maximera beslutshastigheten och upptäcka blockeringar eller beroenden så fort som möjligt. Om framsteg blockeras på ett beslut eller något annat lag, se till att du säger "BLOCKERAD" i den första meningen. 5. Se till att rätt personer får uppdateringen Uppdateringar är värdelösa om de inte läses av de personer som fattar beslut eller hanterar framsteg. Tagga rätt personer om detta är skriftligt. Om du är i ett möte, se till att rätt personer är där. 6. Vem som helst kan vara den utsedda statusuppdateraren Det kan vara projektledare, ingenjör, designer, försäljning, data eller vem som helst som är djupt involverad i projektet. Men alla (inklusive den här personen) ska veta att de är utsedda. 7. Gör det kort och koncist Ett vanligt misstag är att försöka ge HELA sammanhanget för vad som händer. Detta slösar bort tid; De flesta behöver bara känna till 5 % eller 10 % av sammanhanget för att få det de behöver för att göra sitt jobb. Med lite övning bör en snygg statusuppdatering ta <5 minuter att skriva, särskilt eftersom en hel del av ovanstående kan automatiseras. Mer än >15 minuter som spenderas på en statusuppdatering är alldeles för lång tid.